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契约锁为地产集团打造统一印控中心,实现实体

发布时间:2020-06-12 21:50 作者:admin 来源:互联网 字号:

摘要:鑫苑集团引入统一印控中心,对集团的实体印章进行透明管理、实现按需调用,保障集团管控权的同时,全面提升用章效率。通过契约锁开放平台接入集团的OA系统、档案管理系统,让OA流程具备电子盖章、电子签名能力,同时,发挥档案系统数据储存能力,打造“流程审批-电子签章-智能归档”的文件管理闭环…

连续15年跻身中国房地产百强企业的鑫苑集团,是首批赴美上市的中国地产企业。引入电子签章技术,让全国20家分公司的上百枚印章实现电子化管理,将为鑫苑集团的创新转型注入全新动力。

鑫苑集团是以地产开发为主,融资代建、产城运营、智慧科技、商业管理、物业管理为辅的“一主多辅”业务模式。

为了优化庞大的业务体系和组织机构的管理,鑫苑集团已经具备了相当的成熟信息化管理基础,其自主研发的OA系统,已经完成了和档案系统等业务软件的集成对接,打造了集团统一办公平台。

①一主多辅的业务模式下,除了集团内部日常用印,工程、售楼、物业等业务领域用印需求巨大,居高不下的签署成本增加业务管理负担。

② 全国20多家分公司的上百枚印章成了鑫苑实施集团管控的盲区,需要一款软件来平衡“管控”与“使用效率”。

③ 自建的协同办公系统陷入半电子化瓶颈,没有合法的电子签署能力,文件盖章被迫留在线下,用章只能停留在文件审批阶段,要实现真正的电子化管理必须打通用印环节。

此次合作:契约锁通过开放平台接入鑫苑集团OA系统、档案管理系统,让OA流程具备电子盖章、电子签名能力,同时,发挥档案系统数据储存能力,帮助鑫苑打造“流程审批-电子签章-智能归档”的文件管理闭环。

目前,通过“电子印章”和“智能印控仪”两大功能板块,鑫苑集团对“公章、房屋销售专用章、项目联系专用章、设计发图专用章等”4类核心印章进行“制作、管理、使用、更新、作废、停用”的全生命周期管理。

让鑫苑集团在一个平台对全国20家分公司的上百枚印章进行透明管理、实现按需调用,保障集团管控权的同时,全面提升用章效率。

对接鑫苑集团的OA系统后,可以直接通过流程上传各类“用印文件”,上级审批后即能在线盖章。

通过统一管理“电子章和实体章”,所有印章信息都可以直接通过OA系统调取,鑫苑集团在实际业务中可以根据需求在OA流程中选择使用“电子章”还是“实体章”确保所有印章不授权、不可用。

在和鑫苑集团OA系统集成后,借助分级分权功能,可以将集团20家分公司的印章按照机构类型自动分类,盖章过程中自动选择“盖哪家单位的章”,印章信息集中管控,统一调用。

无缝对接后,鑫苑集团的OA流程,审批后就能自动调取电子签章系统窗口,为文件加盖“具有法律效力”的电子印章。

电子印章系统已经通过OA和鑫苑集团的档案系统对接,各类文件完成电子盖章、签名后,自动通过流程回传到档案系统归档,释放人工管理工作。

现在,鑫苑集团除了银行、税务、工商等国家机构外,其它对外公函可以直接通过OA系统申请、盖电子印章,并通过彩色防伪打印机同步输出,既解决了盖章效率问题,又满足了纸质外发需求,确保盖章真实合法。

如果对方同意使用电子印章,鑫苑集团可以在OA流程中设置好接收人信息,比如企业名称、经办人及电话等,内部用印一完成,系统自动短信通知对方线上签名,全程无纸化,自动回传至档案系统保存。

考虑到一部分经销商或供应商可能还没有使用电子印章或者选择使用实体印章,鑫苑集团可以将盖有电子印章的合同通过彩色打印机防伪输出成纸质文件,寄给对方盖章。

每份防伪输出文件都有专属二维码,扫一扫就能查看电子文件原文,检验文件中的签名、印章防伪信息是否一致。此外,每份防伪输出文件都能添加光栅防伪码,一比对就能查验打印文件是否和电子文件内容一致。二、智能印控仪解锁用章—实现印章外带、实体盖章

文件类型:对外公函中需要盖实体章场景、设计图纸、工程联系单、房屋销售合同,以及其它不能使用电子印章的场景。

目前,鑫苑集团的楼房销售、工程项目中仍有大量实体用章需求,不仅外带中监管难度大,一些涉密合同需要专人运输、跟随签署的情况,很不方便。

现在,通过把公章、房屋销售专用章、项目联系专用章、设计发图专用章这4类印章装进智能印控仪,鑫苑可以通过印控中心远程管控,确保不授权,不解锁、不盖章。

那么:各类设计发图、工程联系单、房屋销售合同需要盖实体章的,鑫苑可以直接在OA流程中选择印章类型、印章名称,同时明确“用印次数、用印时间和使用人”,精准用印场景,确保无论是外带,还是现场盖章都能安全、高效操作。

通过此次合作,契约锁正在将便捷、合法、安全、轻便的签署方式迅速应用到鑫苑集团的各类业务中。

帮助鑫苑集团统一管理、调用各类印章,将简单、机械、重复的签署工作彻底简化,全面释放管理成本。以电子签章技术为鑫苑集团的科技化地产转型注入全新管理动力。

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